智慧知識庫：問文件，像問同事
企業文件不再是沉睡的資產。讓 AI 讀懂您的合約、規章與報告，用一句話就能得到答案——並附上原始出處。
您是否也有這些困擾？
找合約要花半小時
一份合約動輒幾十頁，要確認某個違約條款或交貨條件，只能一頁一頁翻找——耗掉半小時是常態，還不保證找得到。
新人問老人，老人問資深前輩
新進員工遇到問題，只能靠口耳相傳、請教老同事。一旦資深人員離職或退休，這些年積累的經驗就跟著消失，再也找不回來。
相同問題每週回答三次
公司的請假規定、差旅報帳流程、設備申請標準……這些問題年年問、月月問，但答案從沒有被整理好讓人自己找。
一個真實的工作場景
某間公司的法務部門，星期三下午
雅婷（法務專員）翻了半小時的資料夾，還是找不到兩年前和 A 廠商簽的合約裡，違約金的條款在第幾條。
同事小玲打開群環智行，輸入一句話：
「請在 A 廠商合約資料夾中找出與物流公司簽訂的合約，告訴我違約金相關條款的內容與位置。」
不到三十秒，畫面上出現了段落摘要——違約金條款在第八條，相關文字直接列在眼前。
雅婷盯著螢幕：「它不只找到了，還把條款內容列出來？」
小玲點點頭，接著又示範了一句：
「請整理供應商合約資料夾中，所有在今年底前到期的合約清單，按照到期日排序。」
幾秒後，一張整齊的清單出現了。
雅婷：「這……這我以前要花一個下午做的事。」
更多使用情境
秒查人事規章
員工問「請特休有什麼期限？」，人資同事直接問 Bob，Bob 從人事規章找出相關條文，回答並附上規章第幾條，不需要自己翻找。
新人自己找到答案
新人不知道「出差申請要附什麼文件」，自己問 Bob，2 秒得到出差作業辦法的相關段落，不需要再叨擾老同事。
快速定位技術文件
要確認某個 API 的使用規格，從 500 頁的技術手冊裡，Bob 直接定位到相關段落，省去 20 分鐘的翻找時間。
跨文件比對資料
需要比對三份不同年度的採購合約條件，Bob 同時閱讀三份文件，整合成一張比較表，不需要逐份打開對照。
讓 AI 成為您的文件搜尋夥伴
把您需要查閱的文件放進一個資料夾，告訴 IBM Bob 那個資料夾在哪裡——之後，就用說話的方式直接問問題。Bob 會讀懂文件的內容、找出相關段落、整合成一段清楚的摘要，並且告訴您答案出自哪份文件的哪一頁，讓您可以直接定位原始資料查閱或引用。不需要記得確切的檔案名稱，也不需要自己翻找，用一句話就能得到有出處的答案。
用說的就能查
直接用自然語言提問，不需要學搜尋語法，也不用記得確切的檔案名稱。
每個答案都附來源
每個回答都可以標注來自哪份文件的哪一頁或哪一段，方便您驗證原始資料的來源正確性。
資料不離開您的電腦
所有文件在您的電腦本機處理，不上傳至任何雲端服務，機密文件的安全性完全由您掌控。
您現有的文件，直接放進去就能用
不需要轉換格式、不需要重新整理——把文件放進一個資料夾，Bob 就能讀懂它們。PDF 和 Word 混放也沒關係，不需要分類。
合約、報告、說明書
Word（DOCX）
規章、程序文件、會議紀錄
Excel（XLSX）
數據清單、對照表
純文字（TXT、MD）
備忘錄、技術文件
PowerPoint（PPTX）
簡報、專案計畫、工作報告
為什麼用過就回不去
群環智行改變的不只是查詢速度，而是整個工作的節奏。
問文件像問同事
不需要記住檔案名稱或資料夾路徑，直接用自然語言描述您要找的內容，群環智行自己去找答案。
跨文件整合摘要
需要的資訊分散在十幾份文件裡？群環智行能同時閱讀並整理成一份完整說明，省去翻找比對的時間。
知識不流失
公司長年累積的合約、規章、紀錄，都能被群環智行搜尋與利用，讓組織的集體知識真正發揮價值。
四步驟，從安裝到第一個問題
整體分為兩個層次：軟體安裝是一次性的共用步驟，啟用智慧知識庫場景才是群環智行（BestCom AgentX）專屬的動作。
安裝 Bob IDE
按照安裝指南，在電腦上完成 IBM Bob 的安裝與初始化。這一步包含 Bob 本體以及共用的基礎配置（讀寫工具、網路查詢工具、Office 文件支援），通常只需要做一次。
完成基礎設定
依照共用設定指引，完成 Bob 的基礎規則與工具設定。這些設定讓 Bob 知道怎麼在您的電腦上安全運作，是所有場景共用的地基。
載入智慧知識庫場景
群環科技會提供一份「智慧知識庫場景配置指引」，只需把這份指引交給 Bob，Bob 會自動完成這個場景所需的所有角色設定、行為規則與查詢工具的配置。
切換知識庫模式，開始提問
切換到群環智行專屬的知識庫模式（Knowledge Mode），指定放有文件的資料夾，就可以用自然語言直接開始提問了。